Processus d'agrément de modifications d'un fonds d'investissement existant

Ce processus d'agrément concerne l'agrément de modifications d'un fonds d'investissement existant (i.e. inscrit sur la liste) ou de modifications au niveau de son (ses) sous-fonds.


Exemples de modifications concernées par ce processus (liste non exhaustive) :

  • changement des statuts (respectivement du règlement de gestion),
  • changement de l'adresse du siège de la société d'investissement,
  • événements sociétaux (p.ex. fusion, liquidation, scission, ...),
  • changement au niveau de la gouvernance de la société d'investissement (conseil d'administration, dirigeants, autres),
  • fermeture de sous-fonds,
  • changement de dénomination d'un fonds/de sous-fonds,
  • changement au niveau de la politique d'investissement / de restrictions d'investissement du fonds/de sous-fonds,
  • changement au niveau des caractéristiques du fonds/sous-fonds (devise de consolidation, devise d'un sous-fonds, catégorie de classe de part, ...),
  • changement des règles de souscription et rachat,
  • changement de la société de gestion ou du gestionnaire de fonds d'investissement alternatifs,
  • changement de l'associé commandité le cas échéant,
  • changement d'autres intervenants (agent domiciliataire, banque dépositaire, agent administratif, gestionnaire des investissements, agent évaluateur indépendant, agent payeur, distributeurs, réviseur d'entreprises agréé, ...).

1. Soumission de la demande et accusé de réception

Le requérant doit transmettre à la CSSF toutes les informations pertinentes pour l'examen de la demande sous la forme d'une lettre détaillée en format libre. En raison de la variété des modifications possibles et, partant, de la variété des informations à fournir, il n'existe actuellement pas de questionnaire sur le site internet de la CSSF pour la collecte des informations pertinentes spécifiques à chaque cas.

 
La lettre explicative détaillant les modifications à approuver et les documents annexés sont à transmettre en un envoi :

  • par e-file (un outil dédié et sécurisé pour communiquer avec la CSSF - pour plus d'informations, voir ci-contre) ou
  • par courrier électronique à l'adresse amendments.uci@cssf.lu.

Il est attendu des requérants qu’une demande ne soit transmise qu'une fois l'ensemble des composantes disponibles et stables. La transmission d'une demande incomplète peut conduire à reporter le démarrage de l'examen et causer des délais inattendus dans le processus.

  
La CSSF accuse réception de la demande d'agrément endéans 2 jours ouvrables et communiquera l'agent chargé de l'examen de la demande au moyen :

  • d'un avis automatique par e-file (sous réserve que cette fonctionnalité soit activée par l'utilisateur ; dans la négative, l'information est disponible par consultation de e-file), respectivement
  • d'un courrier électronique envoyé à l'adresse e-mail de la personne de contact renseignée dans le questionnaire de demande d'agrément.

2. Échange de commentaires

La CSSF s'efforce de contacter le requérant (demande d'informations et/ou de documents complémentaires, demande de confirmations supplémentaires, demande de précisions sur certains aspects de la demande, ...) endéans les dix jours ouvrables après réception d’une demande de complexité et d’étendue moyennes.


Les informations ou documents supplémentaires sont à transmettre par les canaux de transmission utilisés au point 1. L'échange de commentaires sera réitéré autant de fois que nécessaire tant que la demande n'est pas considérée satisfaisante du point de vue contenu et qualité des informations.


Au cas où le requérant éprouve des difficultés à répondre aux commentaires et demandes de la CSSF et ne fournit pas de réponses endéans un délai raisonnable qui ne peut dépasser un mois pour un OPCVM et deux mois pour un OPC, un FIS ou une SICAR, la CSSF prend contact avec le requérant pour vérifier si l'instruction est à poursuivre ou, le cas échéant, à abandonner sans suite.


3. Fin d'examen

En cas de décision positive de la CSSF sur la demande, et dans la mesure où l'examen de la demande de modifications s'est effectué sur base de documents en version projet, la CSSF notifiera oralement le requérant de la fin de la phase examen et l'invitera à transmettre les documents définitifs nécessaires pour la finalisation du processus.


Les statuts, respectivement le règlement de gestion, et les contrats mis à jour suite aux modifications sont à soumettre sous forme signée. Pour les OPCVM, OPC et FIS, le prospectus mis à jour suite à des modifications doit être soumis selon les modalités de la circulaire CSSF 19/708. Pour les SICAR, le document d'émission mis à jour doit être soumis en au moins 3 exemplaires papier.


4. Approbation des modifications

La formalisation de l'approbation des modifications n'est déclenchée le cas échéant qu'après réception de tous les documents obligatoires sous forme définitive et sans variation par rapport aux versions examinées en phase 2.


Le cas échéant, la CSSF émet une lettre d’agrément et/ou renvoie le prospectus/document d’émission visé via e-file endéans les 5 jours de la réception de ce dernier par la CSSF pour les OPCVM, OPC et FIS (visa électronique) ou via courrier physique pour les SICAR (visa manuel).


En cas de nécessité de prendre contact avec le chef de division ou l’agent CSSF en relation avec la demande en cours d'examen, il y a lieu de se reporter aux instructions sous « Contacter le service ».