Reporting légal

Instructions relatives aux informations à fournir et au mode de transmission du reporting

 

Pour les instructions relatives aux informations à fournir par les sociétés de gestion, il y a lieu de se référer à la circulaire CSSF 15/633 et à la circulaire CSSF 10/467.

    

Pour les instructions relatives à la transmission électronique de ces informations, il y a lieu de se référer à la circulaire CSSF 10/467 ainsi qu'à la circulaire CSSF 08/334 concernant les spécifications d'encryptage pour les déclarants.

 

La section Transport et sécurisation de la rubrique Reporting légal apporte des précisions techniques supplémentaires en matière de canaux de transmission et de sécurisation des fichiers de Reporting société de gestion.

 

Renseignements généraux sur les sociétés de gestion

 

Les données relatives à l'identification de la société de gestion (le numéro signalétique et le nom de l'entreprise) et de ses succursales à l'étranger ainsi que le nom du responsable et la période du reporting sont à inscrire une seule fois dans le template Excel relatif au reporting trimestriel (Informations générales). Ces données sont copiées automatiquement dans les autres tableaux du fichier concerné.

 

Pour éviter au maximum des erreurs de saisie dans le tableau « Informations générales », le template utilise des listes déroulantes dans les rubriques suivantes : Période, Devise, Version comptable et Version définitive. La période du reporting est à saisir en utilisant le format JJ/MM/AA.

 

Les numéros signalétiques des sociétés de gestion, de leurs succursales à l'étranger et des succursales luxembourgeoises des sociétés de gestion de droit communautaire sont publiés sur le site Internet de la CSSF à la même adresse où sont publiés les templates en format Microsoft Excel. Les sociétés de gestion sont invitées à saisir uniquement le numéro, sans le faire précéder du code « S ».

 

Renseignements trimestriels

 

Reporting trimestriel [situation financière (tableau SG 1A), compte de profits et pertes (tableau SG 1B), tableau relatif à la gestion d'OPC (tableau SG 1C), tableau relatif aux autres activités (tableau SG 2) et effectif du personnel trimestriel (tableau SG Personnel)]

 

Les sociétés de gestion doivent utiliser les versions comptables appropriées. Ainsi, les sociétés de gestion disposant de succursales devront faire parvenir les versions L, N et S à la CSSF (une version « S » est à remplir pour chaque succursale), tandis que les sociétés de gestion qui n'ont pas de succursales feront parvenir uniquement la version « L ».

 

Pour la transmission du reporting trimestriel, la version définitive doit renseigner « N » (la version définitive « D » est destinée au reporting annuel).

 

En vue de la communication du reporting trimestriel, les sociétés de gestion sont invitées à utiliser le template Excel qui peut être téléchargé ci-après.

 

À noter que les sociétés de gestion ne doivent en aucun cas modifier la structure du template ou bien effacer des tableaux qu'elles n'ont pas besoin de remplir.

 

Template (version comptable : « L » - chiffres du seul siège établi au Luxembourg, « N » - chiffres globaux de la société de gestion incluant ses succursales et « S » - chiffres de la succursale, autant de tableaux que de succursales)

 

Les sociétés de gestion sont priées de remplir chaque tableau qui se rapporte aux différentes activités couvertes par leur autorisation d'établissement.

 

Renseignements annuels

 

En dehors des renseignements périodiques précités, les sociétés de gestion sont invitées à communiquer annuellement une situation financière définitive et un compte de profits et pertes définitif, arrêtés à la date de clôture de l'exercice social. Les sociétés de gestion communiqueront ces chiffres un mois après la tenue de l'assemblée générale ordinaire ayant approuvé les comptes annuels.

 

Pour la communication des chiffres définitifs annuels, le même template que celui prévu pour le reporting trimestriel est à utiliser, tout en choisissant au niveau de la page de couverture la version définitive « D ». Il doit renseigner les chiffres définitifs du siège établi au Luxembourg uniquement (version comptable « L » , version définitive « D » et, le cas échéant, les chiffres définitifs globaux incluant les chiffres du siège et de toutes les succursales (version comptable « N », version définitive « D »).

 

Numéros signalétiques des sociétés de gestion