La mise en place d’un dispositif de gouvernance interne solide et efficace est fondamentale pour le bon fonctionnement de toute institution financière et du système financier dans son ensemble.

L’organe de direction d’une institution financière doit avoir une responsabilité ultime et globale à l’égard de l’institution financière. Il définit et supervise la mise en œuvre des dispositifs de gouvernance qui garantissent une gestion saine et prudente de l’institution et rend des comptes à cet égard.

Eu égard au rôle et responsabilités fondamentales de l’organe de direction d’une institution financière et afin de garantir une gestion saine et prudente de l’institution, les membres de l’organe de direction doivent respecter les conditions d’honorabilité, disposer de connaissances, compétences et expériences adéquates et veiller à consacrer suffisamment de temps à l’exercice de leurs responsabilités.

Les législations nationales et européennes exigent que les institutions financières disposent d’un solide dispositif de gouvernance comprenant notamment une structure organisationnelle claire avec un partage des responsabilités qui soit bien défini, transparent et cohérent, des processus efficaces de détection, de gestion, de contrôle et de déclaration des risques auxquels elles sont ou pourraient être exposées, des politiques et principes visant l’établissement des objectifs, des stratégies et d’un dispositif de gestion des risques, établissant également clairement comment l’activité est organisée, comment les responsabilités et lignes de remontée de l’information sont définies et allouées ainsi que des mécanismes adéquats de contrôle interne, incluant les procédures administratives et comptables et les politiques de rémunération. Cette gouvernance interne couvre également les systèmes informatiques, les accords d’externalisation et la gestion de la continuité.

Le dispositif de gouvernance interne, les processus, les procédures et les mécanismes visés doivent être adaptés à la nature, à l’échelle et à la complexité de l’institution financière.

Lors de l’implémentation d’un dispositif de gouvernance interne robuste, les entreprises d’investissement (« EI ») sont tenues de respecter les dispositions légales définies dans la loi du 5 avril 1993 relative au secteur financier, telle que modifiée (« LSF »), et en particulier les articles 17, 19, 38-1 et 38-2 pour toutes les EI et les articles 38-5, 38-6 et 38-7 pour les EI CRR.

Les dispositions légales susmentionnées sont complétées par les circulaires CSSF principales suivantes applicables aux EI :

  • Circulaire CSSF 06/240 (telle que modifiée par les circulaires CSSF 13/568 et 17/657) concernant l’organisation administrative et comptable; sous-traitance en matière informatique et précisions concernant les services relevant d’un agrément de PSF de support, articles 29-1, 29-2, 29-3, 29-4, 29-5 et 29-6 de la loi modifiée du 5 avril 1993 sur le secteur financier
  • Circulaire CSSF 12/552 (telle que modifiée par les circulaires CSSF 13/563, 14/597, 16/642, 16/647 et 17/655) concernant l’administration centrale, la gouvernance interne et la gestion des risques
  • Procédure prudentielle d’approbation des titulaires de fonctions clés auprès des entreprises d’investissement
  • Circulaire CSSF 13/577 relative à l’introduction du tableau EI « Responsables de certaines fonctions et activités » (telle que modifiée par la circulaire CSSF 18/699)
  • Circulaire CSSF 17/654 (telle que modifiée par la circulaire CSSF 19/714) relative à la sous-traitance informatique reposant sur une infrastructure informatique en nuage ou infrastructure de « Cloud Computing »
  • Circulaire CSSF 17/658 relative à l’adoption des orientations de l’Autorité bancaire européenne en matière de politiques de rémunération saines (uniquement pour EI CRR)
  • Circulaires CSSF 17/665 et 17/670 concernant les orientations de l’Autorité européenne des marchés financiers (« ESMA ») relatives à l’évaluation des connaissances et des compétences
  • Circulaire CSSF 18/692 concernant les modalités de gouvernance et de surveillance des produits bancaires de détails (uniquement pour EI CRR)

Evaluation de l’aptitude des membres de l’organe de direction et des fonctions de contrôle interne

En ligne avec les exigences légales, les membres de l’organe de direction d’une EI doivent être expressément autorisés au préalable par la CSSF. L’entrée en fonction auprès d’une EI des personnes intéressées ne peut donc prendre effet qu’après réception de cet agrément formel de la CSSF. Afin d’être autorisés, les membres de l’organe de direction devraient disposer des connaissances, des compétences et de l’expérience adéquates et justifier de leur honorabilité professionnelle.

Cette honorabilité s’apprécie sur base des antécédents judiciaires et de tous les éléments susceptibles d’établir que les personnes visées jouissent d’une bonne réputation et présentent toutes les garanties d’une activité irréprochable. Toute personne proposée en tant que membre d’un organe de direction d’une entreprise d’investissement doit dans cette perspective fournir à la CSSF au minimum les documents suivants :

  • un curriculum vitae détaillé et à jour,
  • une copie conforme d’un document d’identification,
  • les preuves de réputation, d’honnêteté et d’intégrité qui incluent notamment le(s) casier(s) judiciaire(s) et/ou un autre document considéré équivalent, ne datant pas de plus de 3 mois, ainsi que la déclaration sur l’honneur signée et complétée
  • une confirmation de l’établissement que cette nomination i) a été dûment approuvée par le conseil d’administration (ou, le cas échéant, le comité de nomination) de l’établissement ; ii) intervient en accord avec les principes directeurs et politiques régissant la nomination et la succession aux fonctions clés arrêtés par l’établissement conformément aux points 17 et 18 de la Circulaire CSSF 12/552 ; iii) respecte la politique interne de l’établissement en matière de conflits d’intérêts et les exigences du point 25, respectivement du sous-chapitre 7.2. de la Circulaire CSSF 12/552 ; iv) a été précédée par une évaluation de la personne intéressée et accompagnée d’une réévaluation de l’ensemble du conseil conformément aux Orientations EBA/GL/2012/06
  • toute information ou tout fait négatif en relation avec la personne intéressée dont l’établissement disposerait en expliquant, le cas échéant, les raisons pour lesquelles il aurait jugé ces éléments comme non significatifs pour la nomination envisagée.

Les personnes nommées par une EI en tant que responsable de la fonction de compliance (Chief Compliance Officer), de l’exécution de la fonction d’audit interne (Chief Internal Auditor) ou de la fonction de gestion des risques (Chief Risk Officer) doivent être notifiées au préalable auprès de la CSSF. L’acceptation par la CSSF de la nomination des responsables des fonctions de contrôle interne est de nature tacite. L’absence de réponse de la part de la CSSF endéans un mois à compter de la date de réception de la demande complète, tient lieu d’acceptation de la nomination. Ces notifications auprès de la CSSF doivent également inclure au minimum les mêmes informations que celles en relation avec la nomination de membres de l’organe de direction à savoir :

  • un curriculum vitae détaillé et à jour,
  • une copie conforme d’un document d’identification,
  • les preuves de réputation, d’honnêteté et d’intégrité qui incluent notamment le(s) casiers judiciaire(s) et/ou un autre document considéré équivalent, ne datant pas de plus de 3 mois, ainsi que la déclaration sur l’honneur signée et complétée
  • une confirmation de l’établissement que cette nomination i) a été dûment approuvée par le conseil d’administration (ou, le cas échéant, le comité de nomination) de l’établissement ; ii) intervient en accord avec les principes directeurs et politiques régissant la nomination et la succession aux fonctions clés arrêtés par l’établissement conformément aux points 17 et 18 de la Circulaire CSSF 12/552 ; iii) respecte la politique interne de l’établissement en matière de conflits d’intérêts et les exigences du point 25, respectivement du sous-chapitre 7.2. de la Circulaire CSSF 12/552 ; iv) a été précédée par une évaluation de la personne intéressée et accompagnée d’une réévaluation de l’ensemble du conseil conformément aux Orientations EBA/GL/2012/06
  • toute information ou tout fait négatif en relation avec la personne intéressée dont l’établissement disposerait en expliquant, le cas échéant, les raisons pour lesquelles il aurait jugé ces éléments comme non significatifs pour la nomination envisagée.

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Dernière mise à jour : 04 mai 2020