Processus d'agrément de sous-fonds additionnel(s) d'un fonds d'investissement existant

Soumission de la demande et accusé de réception

Un questionnaire spécifique de demande d’agrément de sous-fonds additionnel(s) destiné à la transmission des informations est disponible sur le site internet de la CSSF sous la section « Formulaires ».

Tout dossier de demande d’agrément comprend le questionnaire dûment rempli et complété des documents annexes, à transmettre en un seul envoi :

  • par e-file (un outil sécurisé et dédié à l’échange d’informations avec la CSSF) ou
  • par courrier électronique à l’adresse setup.uci@cssf.lu.

Il est attendu des requérants qu’une demande ne soit transmise qu’à la condition de disposer d’éléments déterminés et définitifs. La transmission d’une demande incomplète pourra conduire à reporter le commencement de l’analyse et entraîner des délais supplémentaires.

La CSSF accusera réception de la demande d’agrément endéans les 2 jours ouvrables et communiquera le nom de l’agent en charge de l’examen de la demande au moyen :

  • d’une réponse automatique transmise par l’application e-file (sous réserve que cette fonctionnalité ait été activée par le requérant ; dans le cas contraire, l’information sera accessible en consultant directement l’application), respectivement
  • d’un courrier électronique envoyé à l’adresse e-mail de la personne de contact renseignée dans le questionnaire de demande d’agrément.

Échange de commentaires

La CSSF s’appliquera à contacter le requérant (demande d’informations et/ou de documents complémentaires, demande de confirmations supplémentaires, demande de précisions sur certains aspects de la demande, …) endéans les dix jours ouvrables suivant réception de la demande.

Les informations ou documents supplémentaires sont à transmettre par les canaux de transmission utilisés à l’étape 1. L’échange de commentaires se prolongera aussi longtemps que la demande ne sera pas considérée comme dûment complète.

Si le requérant rencontre des difficultés pour répondre aux commentaires et demandes de la CSSF et ne fournit pas de réponses dans un délai raisonnable, qui ne peut excéder deux mois, la CSSF contactera le requérant afin de déterminer si l’instruction est à poursuivre ou à classer sans suite.

Ajout à la liste officielle du (des) sous-fonds agréé(s)

Après bonne réception du prospectus/du document d’émission, la CSSF procède à l’ajout du (des) sous-fonds agréé(s) à la liste officielle.

En parallèle, la CSSF émet une lettre d’agrément envoyée par courrier électronique, ainsi que les identifiants CSSF du (des) sous-fonds agréé(s).

La CSSF renvoie le prospectus/document d’émission visé par courrier physique (visa manuel).

Pour contacter le chef de division ou l’agent CSSF en charge de l’examen de la demande, il convient de se reporter aux informations indiquées sous la section « Contact ».

Processus d'agrément de modifications d'un fonds d'investissement existant

Ce processus d’agrément concerne l’agrément de toute modification d’un fonds d’investissement existant (inscrit sur la liste officielle) ou de modification d’un ou plusieurs de ses sous-fonds.

Exemples de modifications concernées par ce processus (liste non exhaustive) :

  • modifications des statuts/règlement de gestion ;
  • transfert du siège social ;
  • opérations de restructuration (fusion, liquidation, scission, etc.) ;
  • changement au niveau de la gouvernance de la société d’investissement (conseil d’administration, dirigeants, autres) ;
  • fermeture de sous-fonds ;
  • changement de dénomination d’un fonds/de sous-fonds ;
  • modification de la politique d’investissement/des restrictions d’investissement du fonds/de sous-fonds ;
  • modification des caractéristiques du fonds/sous-fonds (devise de consolidation, devise d’un sous-fonds, catégorie de classe de part, …) ;
  • modification des règles de souscription et rachat ;
  • remplacement de la société de gestion ou du gestionnaire de fonds d’investissement alternatifs ;
  • remplacement d’autres intervenants (agent domiciliataire, banque dépositaire, administration centrale, gestionnaire des investissements, agent évaluateur indépendant, agent payeur, distributeurs, réviseur d’entreprises agréé, …).

Soumission de la demande et accusé de réception

Le requérant doit transmettre à la CSSF toute information pertinente à l’examen de sa demande, sous forme d’une lettre détaillée au format libre. En raison de la multitude des modifications possibles, et partant, de la diversité des informations à fournir, il n’existe actuellement, pas de questionnaire pour la collecte d’informations spécifique à chaque cas.

Tout dossier de demande et documents annexes sont à transmettre en un seul envoi :

  • par e-file (un outil dédié et sécurisé pour communiquer avec la CSSF – pour plus d’informations, voir ci-contre) ou
  • par courrier électronique à l’adresse amendments.uci@cssf.lu.

Il est attendu des requérants qu’une demande ne soit transmise qu’à la condition de disposer d’éléments déterminés et définitifs. La transmission d’une demande incomplète pourra conduire à reporter le commencement de l’analyse et entraîner des délais supplémentaires.

La CSSF accusera réception de la demande d’agrément endéans les 2 jours ouvrables et communiquera le nom de l’agent en charge de l’examen de la demande au moyen :

  • d’une réponse automatique transmise par l’application e-file (sous réserve que cette fonctionnalité ait été activée par le requérant ; dans le cas contraire, l’information sera accessible en consultant directement l’application), respectivement
  • d’un courrier électronique envoyé à l’adresse e-mail de la personne de contact renseignée dans le questionnaire de demande d’agrément.

Échange de commentaires

La CSSF s’appliquera à contacter le requérant (demande d’informations et/ou de documents complémentaires, demande de confirmations supplémentaires, demande de précisions sur certains aspects de la demande, …) endéans les dix jours ouvrables suivant réception d’une demande de complexité et d’envergure moyennes.

Les informations ou documents supplémentaires sont à transmettre par les canaux de transmission utilisés à l’étape 1. L’échange de commentaires se prolongera aussi longtemps que la demande ne sera pas considérée comme dûment complète.

Si le requérant rencontre des difficultés pour répondre aux commentaires et demandes de la CSSF et ne fournit pas de réponses dans un délai raisonnable, qui ne peut excéder deux mois la CSSF contactera le requérant afin de déterminer si l’instruction est à poursuivre ou à classer sans suite.

Fin d'examen

En cas de décision positive de la CSSF, et uniquement si l’examen de la demande de modifications est effectué sur base de documents provisoires, la CSSF contactera le demandeur pour l’informer oralement de la fin de la phase d’examen et sollicitera tous documents nécessaires à la finalisation du processus, en version finale.

Si la demande entraîne des modifications du règlement de gestion, des statuts et/ou des contrats, les nouvelles versions signées de ces derniers devront être transmises. Le document d’émission doit être transmis en trois exemplaires au moins au format papier.

Approbation des modifications

L’attestation d’agrément des modifications ne sera délivrée qu’après réception de tous les documents obligatoires, dans leur version finale. Ils ne doivent pas différer des versions sur base desquelles l’examen de la demande (phase 2) a été faite.

Le cas échéant, la CSSF émet une lettre d’accréditation officielle envoyée par courrier électronique et/ou renvoie le prospectus/document d’émission visé en version papier (visa manuel).

Pour contacter le chef de division ou l’agent CSSF en charge de l’examen de la demande, il convient de se reporter aux informations indiquées sous la section « Contact ».

Processus d'agrément d'une transformation d'un fonds d'investissement déjà inscrit sur la liste en un nouveau fonds d'investissement d'un autre type, non encore inscrit sur la liste officielle

Ce processus d’agrément vise les transformations d’un OPC ou d’un FIS existant en un OPCVM non encore inscrit sur la liste officielle, ainsi que les transformations d’un OPC existant en un FIS ou une SICAR non encore inscrit sur la liste officielle.

Soumission de la demande et accusé de réception

Tout dossier de demande d’agrément comprend le questionnaire dûment rempli et complété des documents annexes, à transmettre en un seul envoi :

  • par e-file (un outil sécurisé et dédié à l’échange d’informations avec la CSSF) ou
  • par courrier électronique à l’adresse setup.uci@cssf.lu.

Il est attendu des requérants qu’une demande ne soit transmise qu’à la condition de disposer d’éléments déterminés et définitifs. La transmission d’une demande incomplète pourra conduire à reporter le commencement de l’analyse et entraîner des délais supplémentaires.

La CSSF accusera réception de la demande d’agrément endéans les 2 jours ouvrables et communiquera le nom de l’agent en charge de l’examen de la demande au moyen :

  • d’une réponse automatique transmise par l’application e-file (sous réserve que cette fonctionnalité ait été activée par le requérant ; dans le cas contraire, l’information sera accessible en consultant directement l’application), respectivement
  • d’un courrier électronique envoyé à l’adresse e-mail de la personne de contact renseignée dans le questionnaire de demande d’agrément.

Échange de commentaires

La CSSF s’appliquera à contacter le requérant (demande d’informations et/ou de documents complémentaires, demande de confirmations supplémentaires, demande de précisions sur certains aspects de la demande, …) endéans les dix jours ouvrables suivant réception d’une demande de complexité moyenne. La réception d’une demande plus complexe ou conséquente peut conduire l’agent de la CSSF en charge de l’instruction de la demande à contacter le requérant en vue de convenir mutuellement d’un délai spécifique.

Les informations ou documents supplémentaires sont à transmettre par les canaux de transmission utilisés à l’étape 1. L’échange de commentaires se prolongera aussi longtemps que la demande ne sera pas considérée comme dûment complète.

Si le requérant rencontre des difficultés pour répondre aux commentaires et demandes de la CSSF et ne fournit pas de réponses dans un délai raisonnable, qui ne peut excéder deux mois, la CSSF contactera le requérant afin de déterminer si l’instruction est à poursuivre ou à classer sans suite.

Avis de fin d'examen

En cas de décision positive de la CSSF sur la demande, un avis de fin d’examen est envoyé à l’adresse e-mail de la personne de contact renseignée dans l’application.

Cet avis de fin d’examen précise les informations et documents en version définitive et signée qui doivent encore être transmis à la CSSF en vue de finaliser le processus d’agrément du fonds d’investissement, ainsi que, pour chaque information ou document, le mode de transmission (par courrier électronique, par courrier physique ou via e-file).

L’avis de fin d’examen informe le demandeur qu’à ce stade, la demande est figée et qu’aucun changement susceptible de modifier le projet ou les documents sur base desquels l’instruction de la demande s’est fondée, n’est autorisé. Tout changement à ce stade, impliquera une réouverture de la phase d’instruction entraînant des délais supplémentaires.

La CSSF attire l’attention du requérant sur le fait que toute décision positive, communiquée par un autre moyen que l’avis de fin d’examen, n’engagera pas la responsabilité de la CSSF quant aux actions éventuellement entreprises par le requérant.

Inscription sur la liste officielle du fonds d'investissement agréé

Après bonne réception du prospectus/document d’émission et des informations et documents demandés dans l’avis de fin d’examen, la CSSF procédera à l’inscription du fonds d’investissement sur la liste officielle.

Parallèlement, la CSSF émet une lettre d’agrément officielle envoyée par courrier physique ainsi que les identifiants CSSF.

La CSSF renvoie le prospectus/document d’émission visé en version papier (visa manuel).

Pour contacter le chef de division ou l’agent CSSF en charge de l’examen de la demande, il convient de se reporter aux informations indiquées sous la section « Contact ».

L’ensemble des textes législatifs et réglementaires (Questions/Réponses comprises) est disponible sous la rubrique Cadre réglementaire.

L’ensemble des formulaires est disponible sous la rubrique Publication et Données.

Documentation

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