Processus d'agrément de modifications d'un OPCVM existant

Ce processus d'agrément concerne l'agrément de modifications d'un OPCVM existant (i.e. inscrit sur la liste) ou de modifications au niveau de son (ses) sous-fonds.

 

Le processus d'agrément d'OPCVM non encore sur la liste doit suivre un autre processus spécifique (voir navigation).

 

Avertissement important :

Les délais de réaction indiqués dans le processus d'agrément renseignent sur les délais cibles que la CSSF s'efforce de respecter pour traiter une demande d'un niveau de complexité moyen. En aucun cas, les indications générales ne peuvent être comprises comme un quelconque engagement ferme à l'égard d'une demande spécifique. Bien que la CSSF s'efforce de respecter les délais pour statuer sur la demande et fournir ses commentaires, il y a lieu de noter que les délais de traitement sont variables en fonction du contenu et de la qualité des informations et documents reçus. Nous demandons expressément aux requérants de considérer que les indications de délais ne sont fournis qu'à titre indicatif et ne sont pas adéquats pour arrêter et engager des plans d'investissements ou de commercialisation sur base de ces seules indications.

 

Exemples de modifications concernées par ce processus (liste non exhaustive) :

  • Changement du règlement de gestion/des statuts
  • Changement de l'adresse du siège de la société d'investissement
  • Evénements sociétaux (e.g. fusion, liquidation, scission, ...)
  • Changement au niveau de la gouvernance de la société d'investissement (conseil d'administration, dirigeants, autres)
  • Fermeture de sous-fonds
  • Changement de dénomination d'un fonds/de sous-fonds
  • Changement au niveau de la politique d'investissement / de restrictions d'investissement du fonds/de sous-fonds
  • Changement au niveau des caractéristiques du fonds/sous-fonds (devise de consolidation, devise d'un sous-fonds, catégorie de classe de part, ...)
  • Changement des règles de souscription et rachat
  • Changement de la société de gestion
  • Changement d'autres intervenants (agent domiciliataire, banque dépositaire, agent administratif, gestionnaire des investissements, agent évaluateur indépendant, agent payeur, distributeurs, réviseur d'entreprises agréé, ...)

Le processus d'agrément de la CSSF pour la modification d'un OPCVM suit une approche qui se décline en 4 phases.

 

1. Soumission initiale du questionnaire de demande d'agrément de modifications

Le requérant doit transmettre à la CSSF toutes les informations pertinentes pour l'examen de la demande sous la forme d'une lettre détaillée en format libre. En raison de la variété des modifications possibles et, partant, de la variété des informations à fournir, il n'existe pas encore de questionnaire pour la collecte des informations pertinentes spécifiques à chaque cas.

 

La lettre explicative détaillant les modifications à approuver et les documents annexés sont à transmettre en un envoi :

 

par e-file (un outil dédié et sécurisé pour communiquer avec la CSSF - pour plus d'informations, voir ci-contre) 

ou

par courrier électronique à l'adresse amendments.uci@cssf.lu.

 

Il est recommandé aux requérants de ne transmettre de demandes qu'une fois l'ensemble des composantes disponibles et stables. La transmission de demandes fragmentées (incomplètes) peut conduire à reporter le démarrage de l'examen ou à retarder sa continuation et causer des délais inattendus dans le processus.

 

2. Accusé de réception de la demande d'agrément

La CSSF accuse réception de la demande d'agrément endéans 2 jours ouvrables et communiquera l'agent chargé de l'examen de la demande au moyen :

 

d'un avis automatique par e-file (sous réserve que cette fonctionnalité soit activée par l'utilisateur ; dans la négative, l'information est disponible par consultation de e-file ) 

respectivement

d'un courrier électronique envoyé à l'adresse de la personne de contact renseignée dans le questionnaire de demande d'agrément.

 

3. Transmission de commentaires et éventuels commentaires additionnels après premier examen

La CSSF s'efforce de contacter le requérant (ou la personne de contact renseignée dans le questionnaire de demande) endéans 10 jours ouvrables après réception de la demande pour apporter, suivant le cas, soit des informations complémentaires et/ou des documents et autres confirmations supplémentaires, soit pour demander des précisions sur certains aspects de la demande.

 

Les informations ou documents supplémentaires sont à transmettre par les canaux de transmission utilisés en phase 1.

 

La présente phase sera réitérée autant de fois que nécessaire tant que la demande n'est pas considérée satisfaisante du point de vue contenu et qualité des informations.

 

Au cas où le requérant éprouve des difficultés à répondre aux commentaires et demandes de la CSSF et ne fournit pas de réponses endéans un délai raisonnable qui ne peut dépasser 3 mois, la CSSF prend contact avec le requérant pour vérifier si l'instruction de la demande est à poursuivre ou, le cas échéant, à abandonner sans suite.

 

4. Notification de l'approbation de modifications

Dans les cas où l'examen de la demande de modifications s'effectue sur base de documents en version projet, la CSSF avisera le requérant de la fin de la phase examen et invitera à la transmission des documents définitifs nécessaires pour la finalisation du processus.

 

La formalisation de l'approbation des modifications n'est déclenchée qu'après réception de tous les documents obligatoires sous forme définitive et sans variation par rapport aux versions examinées en phase 3.

 

Le prospectus mis à jour suite à des modifications doit être soumis selon les modalités de la circulaire CSSF 19/708 pour visa endéans les 5 jours ouvrables à compter de la date de réception par la CSSF.

 

Le règlement de gestion, les statuts et les contrats mis à jour suite aux modifications sont à soumettre sous forme signée.

 

Pour toute question en relation avec une demande en cours d'examen, veuillez vous reporter aux recommandations sous « Contacter le service Agrément et surveillance de la vie des OPCVM ».