Mise à jour/modification sujette à autorisation ou notification préalable

Dans une optique d’optimisation des processus, la CSSF a développé un formulaire de saisie dédié à la mise à jour des informations des entreprises d’investissement. Désormais toute mise à jour/modification qui est sujette à autorisation ou notification préalable doit obligatoirement être communiquée à la CSSF au moyen du formulaire de saisie dédié dûment rempli.

Exemples de mises à jour d’informations ou de demandes de changement concernés (liste non exhaustive) à introduire obligatoirement par les fichiers EXCEL :

• Mise à jour des informations générales sur l’entité (p.ex. dénomination sociale, adresse, personnes de contact, date de l’AG, statuts, etc.)
• Demande de changement des services et activités prestées
• Demande de changement au niveau des organes de direction (conseil d’administration et direction autorisée)
• Demande de changement d’actionnaires disposant d’une participation qualifiée
• Mise à jour des informations sur les actionnaires, y compris ceux ne disposant pas d’une participation qualifiée
• Demande de changement des titulaires de fonctions clés
• Demande de changement du réviseur d’entreprise agréé
• Demande en vue de l’ouverture d’un bureau de représentation
• Demande en vue de recourir à des agents liés

Le fichier dédié, développé sur une base EXCEL, comporte des feuilles dédiées aux différents cas de figure pouvant se poser. Les entreprises d’investissement doivent remplir dûment les informations demandées figurant sur la feuille correspondant à leur demande de changement ou de mise à jour des informations. Le fichier dédié permet d’y insérer sous format PDF les pièces justificatives qui sont à fournir, le cas échéant. Le fichier dédié dûment rempli et complet est à soumettre par les entités surveillées à la CSSF via leur dossier dédié sur MFT. Nous demandons également aux entreprises d’investissement de soumettre toutes les pièces justificatives sous format PDF de manière séparée dans un sous-dossier de leur dossier dédié sur MFT.

Toute demande de changement qui n’est pas introduite au moyen des fichiers EXCEL susvisés sera considérée comme non avenue et ne sera pas traitée par la CSSF.