L’activité d’administration d’OPC peut être divisée en trois fonctions principales : la fonction de teneur de registre, la fonction de calcul de la VNI et de comptabilité et la fonction de communication à la clientèle.

  • La fonction de teneur de registre englobe toutes les tâches nécessaires à la tenue du registre des porteurs de parts/d’actions de l’OPC. La réception et l’exécution d’ordres relatifs à la souscription et au rachat de parts/d’actions ainsi que la répartition des revenus (y compris les produits issus d’une liquidation) font partie de la fonction de teneur de registre ;
  • La fonction de calcul de la VNI et de comptabilité couvre les services juridiques et de gestion comptable du fonds ainsi que l’évaluation du portefeuille et la détermination de la valeur des parts (y compris les aspects fiscaux) ; et
  • La fonction de communication à la clientèle comprend la confection et la transmission de documents à contenu confidentiel à destination des investisseurs.

Ces fonctions sont globalement composées, au moins, des tâches suivantes :

  • services juridiques et de gestion comptable du fonds ;
  • demandes de renseignement des clients ;
  • évaluation du portefeuille et détermination de la valeur des parts (y compris les aspects fiscaux) ;
  • contrôle du respect des dispositions réglementaires ;
  • tenue du registre des porteurs de parts/d’actions ;
  • répartition des revenus ;
  • émission et rachat de parts/d’actions ;
  • règlement des contrats (y compris envoi des certificats) ;
  • enregistrement et conservation des opérations.

Un OPC ou son GFI n’est pas tenu d’exécuter lui-même les fonctions liées à l’activité d’administration d’OPC. Il peut en effet confier à un tiers autorisé établi au Luxembourg (un « prestataire de services ») l’exécution (d’une partie) de ces fonctions en vue de mener ses activités de manière plus efficace.

A des fins de transparence, le nom de l’administrateur d’OPC doit être publié dans le prospectus de l’OPC.

L’administrateur d’OPC doit disposer d’une organisation interne adéquate (y compris un environnement de contrôle adéquat et approprié) et de ressources suffisantes (p.ex. ressources humaines, infrastructure technique et moyens informatiques).

Le prestataire de services doit détenir un des agréments suivants :

  • Établissement de crédit
  • PSF spécialisé et PSF de support :
    • Agent teneur de registre (les agents teneurs de registre sont autorisés à exercer les trois fonctions de l’activité d’administration d’OPC conformément à l’article 25 de la loi du 5 avril 1993 relative au secteur financier (« LSF »)) ;
    • Agent administratif du secteur financier (uniquement pour la fonction de calcul de la VNI et de comptabilité ainsi que la fonction de communication à la clientèle conformément à l’article 29-2 de la LSF) ;
    • Agent de communication à la clientèle (uniquement pour la fonction de communication à la clientèle conformément à l’article 29-1 de la LSF).

L’activité d’administration d’OPC est soumise à une autorisation préalable de la CSSF conformément à la circulaire CSSF 22/811.

L’administrateur d’OPC peut aussi déléguer certaines tâches critiques ou importantes sous réserve d’une notification préalable à la CSSF.

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