Administration d’OPC

L’activité d’administration d’OPC peut être divisée en trois fonctions principales : la fonction de teneur de registre, la fonction de calcul de la VNI et de comptabilité et la fonction de communication à la clientèle.

• La fonction de teneur de registre englobe toutes les tâches nécessaires à la tenue du registre des porteurs de parts/d’actions de l’OPC. La réception et l’exécution d’ordres relatifs à la souscription et au rachat de parts/d’actions ainsi que la répartition des revenus (y compris les produits issus d’une liquidation) font partie de la fonction de teneur de registre ;
• La fonction de calcul de la VNI et de comptabilité couvre les services juridiques et de gestion comptable du fonds ainsi que l’évaluation du portefeuille et la détermination de la valeur des parts (y compris les aspects fiscaux) ; et
• La fonction de communication à la clientèle comprend la confection et la transmission de documents à contenu confidentiel à destination des investisseurs.

Ces fonctions sont globalement composées, au moins, des tâches suivantes :

• services juridiques et de gestion comptable du fonds ;
• demandes de renseignement des clients ;
• évaluation du portefeuille et détermination de la valeur des parts (y compris les aspects fiscaux) ;
• contrôle du respect des dispositions réglementaires ;
• tenue du registre des porteurs de parts/d’actions ;
• répartition des revenus ;
• émission et rachat de parts/d’actions ;
• règlement des contrats (y compris envoi des certificats) ;
• enregistrement et conservation des opérations.

Un OPC ou son GFI n’est pas tenu d’exécuter lui-même les fonctions liées à l’activité d’administration d’OPC. Il peut en effet confier à un tiers autorisé établi au Luxembourg (un « prestataire de services ») l’exécution (d’une partie) de ces fonctions en vue de mener ses activités de manière plus efficace.

À des fins de transparence, le nom de l’administrateur d’OPC doit être publié dans le prospectus de l’OPC.

Un OPC ou son GFI peut exécuter lui-même, en partie ou en intégralité, les fonctions d’administration d’OPC.

L’administrateur d’OPC doit disposer d’une organisation interne adéquate (y compris un environnement de contrôle adéquat et approprié) et de ressources suffisantes (p.ex. ressources humaines, infrastructure technique et moyens informatiques).

L’activité d’administration d’OPC est soumise à une autorisation préalable de la CSSF conformément à la circulaire CSSF 22/811 (« circulaire UCIA »).

L’administrateur d’OPC peut aussi déléguer certaines tâches critiques ou importantes sous réserve d’une notification préalable à la CSSF.

Conformément au point 7 de la circulaire UCIA, l’administrateur d’OPC doit communiquer à la CSSF, sur une base annuelle, des informations concernant ses activités d’administrateur d’OPC (le « rapport UCIA »).

Les modalités de soumission du rapport UCIA varient en fonction du type d’entité agissant en tant qu’administrateur d’OPC :

1. Pour les établissements de crédit, les gestionnaires de fonds d’investissement, les professionnels du secteur financier de support et les entreprises d’investissement agréées en tant qu’agent teneur de registre, agent de communication à la clientèle ou agent administratif du secteur financier agissant en tant qu’administrateur d’OPC : Le rapport UCIA est intégré aux comptes rendus analytiques, rapports descriptifs ou aux questionnaires d’auto-évaluation annuels à fournir en vertu des circulaires CSSF 22/821, 23/839, 24/850 et 25/870. Par conséquent, aucun rapport distinct n’est requis pour ces entités.
2. Pour les professionnels du secteur financier spécialisés agissant en tant qu’administrateur d’OPC : Le rapport UCIA est accessible via le questionnaire d’auto-évaluation annuel des PSF spécialisés (le « SAQ – Specialised PFS ») sur la plateforme eDesk de la CSSF. Ce questionnaire d’auto-évaluation comprend (i) une section dédiée aux agents teneurs de registre, aux agents administratifs du secteur financier et aux agents de communication à la clientèle agissant en tant qu’administrateur d’OPC au sens de la circulaire UCIA et (ii) une section dédiée aux dépositaires professionnels d’actifs autres que des instruments financiers pour les OPC domiciliés au Luxembourg, en fonction de la ou des licence(s) PSF concernée(s). Le délai de soumission du questionnaire d’auto-évaluation est de trois mois à compter du 31 décembre 2025.
3. Pour toutes les autres entités agissant en tant qu’administrateur d’OPC : Le rapport annuel UCIA, tel que mentionné au point 7, doit être soumis à la CSSF, au plus tard cinq mois après la clôture de l’exercice financier de l’administrateur d’OPC concerné, au travers des modalités suivantes:
   • Sur la plateforme eDesk de la CSSF, au sein de la procédure «UCI Administrator Reporting Tool ».
   • Soumission automatisée via une solution API (protocole S3).

Un guide utilisateur détaillant les modalités de soumission de ce reporting est disponible dans la procédure eDesk. Des guides supplémentaires sont également disponibles pour l’authentification et la gestion des comptes utilisateurs.

Un OPC ou son GFI n’est pas tenu d’exécuter lui-même les fonctions liées à l’activité d’administration d’OPC. Il peut en effet confier à un tiers autorisé établi au Luxembourg (un « prestataire de services ») l’exécution (d’une partie) de ces fonctions en vue de mener ses activités de manière plus efficace.

À des fins de transparence, le nom de l’administrateur d’OPC doit être publié dans le prospectus de l’OPC.

L’administrateur d’OPC doit disposer d’une organisation interne adéquate (y compris un environnement de contrôle adéquat et approprié) et de ressources suffisantes (p.ex. ressources humaines, infrastructure technique et moyens informatiques).

Le prestataire de services doit détenir un des agréments suivants :

• Établissement de crédit
• PSF spécialisé et PSF de support :
  • Agent teneur de registre (les agents teneurs de registre sont autorisés à exercer les trois fonctions de l’activité d’administration d’OPC conformément à l’article 25 de la loi du 5 avril 1993 relative au secteur financier (« LSF »)) ;
  • Agent administratif du secteur financier (uniquement pour la fonction de calcul de la VNI et de comptabilité ainsi que la fonction de communication à la clientèle conformément à l’article 29-2 de la LSF) ;
  • Agent de communication à la clientèle (uniquement pour la fonction de communication à la clientèle conformément à l’article 29-1 de la LSF).

L’activité d’administration d’OPC est soumise à une autorisation préalable de la CSSF conformément à la circulaire UCIA.

L’administrateur d’OPC peut aussi déléguer certaines tâches critiques ou importantes sous réserve d’une notification préalable à la CSSF.

Conformément au point 7 de la circulaire UCIA, l’administrateur d’OPC doit communiquer à la CSSF, sur une base annuelle, des informations concernant ses activités d’administrateur d’OPC (le « rapport UCIA »).

Les modalités de soumission du rapport UCIA varient en fonction du type d’entité agissant en tant qu’administrateur d’OPC :

1. Pour les établissements de crédit, les gestionnaires de fonds d’investissement, les professionnels du secteur financier de support et les entreprises d’investissement agréées en tant qu’agent teneur de registre, agent de communication à la clientèle ou agent administratif du secteur financier agissant en tant qu’administrateur d’OPC : Le rapport UCIA est intégré aux comptes rendus analytiques, rapports descriptifs ou aux questionnaires d’auto-évaluation annuels à fournir en vertu des circulaires CSSF 22/821, 23/839, 24/850 et 25/870. Par conséquent, aucun rapport distinct n’est requis pour ces entités.
2. Pour les professionnels du secteur financier spécialisés agissant en tant qu’administrateur d’OPC : Le rapport UCIA est accessible via le questionnaire d’auto-évaluation annuel des PSF spécialisés (le « SAQ – Specialised PFS ») sur la plateforme eDesk de la CSSF. Ce questionnaire d’auto-évaluation comprend (i) une section dédiée aux agents teneurs de registre, aux agents administratifs du secteur financier et aux agents de communication à la clientèle agissant en tant qu’administrateur d’OPC au sens de la circulaire UCIA et (ii) une section dédiée aux dépositaires professionnels d’actifs autres que des instruments financiers pour les OPC domiciliés au Luxembourg, en fonction de la ou des licence(s) PSF concernée(s). Le délai de soumission du questionnaire d’auto-évaluation est de 3 mois à compter du 31 décembre 2025.
3. Pour toutes les autres entités agissant en tant qu’administrateur d’OPC : Le rapport annuel UCIA, tel que mentionné au point 7, doit être soumis à la CSSF, au plus tard cinq mois après la clôture de l’exercice financier de l’administrateur d’OPC concerné, au travers des modalités suivantes:
   • Sur la plateforme eDesk de la CSSF, au sein de la procédure «UCI Administrator Reporting Tool ».
   • Soumission automatisée via une solution API (protocole S3).

Un guide utilisateur détaillant les modalités de soumission de ce reporting est disponible dans la procédure eDesk. Des guides supplémentaires sont également disponibles pour l’authentification et la gestion des comptes utilisateurs.