Conditions légales et procédure d’agrément d’une Société de gestion – Chapitre 15

Les articles 101 à 124 de la loi du 17 décembre 2010 (« Loi 2010 ») concernant les organismes de placement collectif fixent les conditions légales qui doivent être remplies en vue de l’obtention d’un agrément de société de gestion soumise au chapitre 15 de la Loi 2010.

L’article 42(1) de la Loi 2010 exige la mise en place d’une méthode de gestion des risques.

Le règlement CSSF N° 10-4 et la circulaire CSSF 18/698 précisent les modalités d’application de certains articles du chapitre 15 de la Loi 2010. Par ailleurs, la circulaire CSSF 11/512 fixe les lignes de conduite à adopter quant à l’emploi d’une méthode de gestion des risques.

Les conditions légales et la procédure à suivre pour obtenir l’agrément d’une société de gestion soumise au chapitre 15 de la Loi 2010 sont détaillées ci-dessous.

Une société de gestion peut être constituée sous forme de société anonyme, de société à responsabilité limitée, de société coopérative, de société coopérative organisée comme une société anonyme ou de société en commandite par actions. Le capital de cette société doit être représenté par des titres nominatifs.

1) L’agrément en tant que société de gestion est subordonné à la justification d’un capital social d’une valeur de 125.000 euros au moins.

2) Le capital social minimum doit être libéré à 100% en espèces. La CSSF n’admet, en principe, pas les apports en nature, tel l’apport de créances, ni au moment de la constitution de la société, ni en cas d’une augmentation de capital au cours de la vie sociale d’une société.

3) Par ailleurs, une société de gestion dont l’agrément couvre exclusivement la gestion collective doit disposer à tout moment de fonds propres suffisants calculés en fonction des actifs sous gestion et de ses frais de fonctionnement de l’exercice précédent (article 102(1)a) de la Loi 2010). Les sociétés de gestion dont l’agrément couvre aussi un ou plusieurs services prévus par l’article 101(3) de la Loi 2010 doivent en application de l’article 101(4) de la Loi 2010 respecter en plus les dispositions de la réglementation luxembourgeoise sur l’adéquation des fonds propres des entreprises d’investissement et des établissements de crédit et les directives subséquentes. À cet effet, les dispositions de la circulaire CSSF 07/290 sont d’application (circulaire modifiée par les circulaires CSSF 10/451, 10/483, 10/497 et 13/568).

4) En outre, la Loi 2010 précise dans son article 102(1)a), dernier paragraphe, que les sociétés de gestion peuvent ne pas fournir jusqu’à 50% des fonds propres supplémentaires, si elles bénéficient d‘une garantie du même montant donnée par un établissement de crédit ou une entreprise d’assurance. Le siège statutaire de l’établissement de crédit ou de l’entreprise d’assurance en question doit être établi dans un État membre de l’Union européenne, ou dans un État non-membre, pour autant qu’il soit soumis à des règles prudentielles que la CSSF juge équivalentes à celles définies dans le droit communautaire.

Les fonds propres sont à maintenir à la disposition permanente de la société de gestion et à investir dans son intérêt propre. Il en résulte que les fonds propres ne peuvent être utilisés ni à des fins de placement auprès de l’actionnaire, ni à des fins de financement d’un prêt accordé à l’actionnaire. Sous réserve de l’obligation du principe de « bon père de famille » il est toutefois admissible que les fonds en question soient placés pour les besoins du fonctionnement de la société de gestion.

La société de gestion doit disposer d’une bonne organisation administrative et comptable, des dispositifs de contrôle et de sécurité dans le domaine informatique ainsi que des mécanismes de contrôle interne adéquats. Le demandeur d’agrément doit donc disposer au Luxembourg d’une infrastructure appropriée lui permettant de réaliser les activités envisagées. Il doit dès lors mettre en place, à son siège, une infrastructure appropriée lui permettant de réaliser les activités envisagées, des systèmes d’exécution, la documentation ayant trait aux opérations ainsi que sa propre infrastructure de surveillance qui permet de contrôler à tout moment l’activité des/de l’entreprise(s) auxquelles/ à laquelle une ou plusieurs activités ont, le cas échéant, été déléguées.

Des précisions supplémentaires relatives à certaines exigences formulées dans le paragraphe précédent sont données par le règlement CSSF N° 10-4 et la circulaire CSSF 18/698.

Aussi bien les personnes physiques que les personnes morales sont admissibles comme actionnaires ou associés d’une société de gestion. L’agrément est subordonné à la communication à la CSSF de l’identité des actionnaires ou associés, directs ou indirects, personnes physiques ou morales, qui détiennent dans la société de gestion à agréer une participation qualifiée et du montant de cette participation. Par participation qualifiée on entend le fait de détenir dans la société de gestion une participation, directe ou indirecte, qui représente au moins 10% du capital ou des droits de vote ou qui permet d’exercer une influence notable sur la gestion de la société dans laquelle est détenue une participation.

L’agrément est soumis à la condition que les actionnaires ou associés détenant une participation qualifiée disposent des qualités requises pour garantir une gestion saine et prudente. La notion de gestion saine et prudente est appréciée à la lumière des critères d’évaluation énoncés à l’article 108 de la Loi 2010 qui fait référence à l’article 18 de la loi du 5 avril 1993 relative au secteur financier. Les cinq critères sont : l’honorabilité professionnelle du candidat acquéreur, l’honorabilité et l’expérience professionnelle de toute personne qui assurera la direction des activités de la société de gestion à l’issue de l’opération d’acquisition, la solidité financière du candidat acquéreur, le respect des exigences prudentielles et de surveillance au niveau du groupe, le risque de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme.

Chaque société entrant dans la structure d’actionnariat direct d’une société de gestion doit, en principe, être dotée de fonds propres au moins équivalents au pourcentage qu’elle compte détenir dans le capital social de la société cible déduction faite, le cas échéant, des autres participations détenues.

L’agrément est par ailleurs subordonné à la condition que la structure de l’actionnariat direct ou indirect de la société de gestion soit transparente et soit organisée de telle façon que les autorités responsables pour la surveillance prudentielle de la société de gestion et, le cas échéant, du groupe auquel elle appartient sont clairement déterminées. Cette exigence de transparence doit permettre à la surveillance prudentielle de s’exercer sans entrave et le plus efficacement possible.

En vue de l’obtention de l’agrément, les personnes physiques et, le cas échéant, les personnes morales, les membres des organes d’administration, de gestion et de surveillance, les personnes en charge de la gestion journalière (ci-après « les dirigeants ») ainsi que les actionnaires ou associés qui détiennent une participation qualifiée doivent justifier de leur honorabilité professionnelle.

L’honorabilité professionnelle s’apprécie donc non seulement sur base des antécédents judiciaires, mais également de tous les éléments susceptibles d’établir que les personnes visées jouissent d’une bonne réputation et présentent toutes les garanties d’une activité irréprochable.

Afin de pouvoir apprécier si les personnes susmentionnées disposent de l’honorabilité professionnelle requise, les personnes physiques et morales concernées doivent donc faire parvenir à la CSSF une déclaration sur l’honneur qui peut être téléchargée sur le site de la CSSF. Les personnes physiques doivent en outre faire parvenir à la CSSF une copie de leur carte d’identité/passeport, un curriculum vitae signé et daté ainsi qu’un extrait du casier judiciaire récent. Les personnes morales doivent faire parvenir à la CSSF une copie de leurs statuts coordonnés, un extrait du registre de commerce et des sociétés et les rapports annuels (bilan et compte profits et pertes) des trois dernières années.

Les dirigeants doivent être habilités à déterminer effectivement l’orientation de l’activité et doivent posséder une expérience professionnelle adéquate par le fait d’avoir déjà exercé des activités analogues à un niveau élevé de responsabilité et d’autonomie.

Le principe de l’indépendance entre la société de gestion et la banque dépositaire des OPCVM/OPC sous gestion implique que les dirigeants de la société de gestion ne peuvent pas être des employés de la banque dépositaire.

L’agrément est subordonné à la condition que la société de gestion confie le contrôle de ses documents comptables annuels à un ou plusieurs réviseurs d’entreprises agréés qui justifient d’une expérience professionnelle adéquate.

Les sociétés de gestion dont l’agrément couvre les services prévus à l’article 101(3) de la Loi 2010 et assurant donc la gestion discrétionnaire, doivent obligatoirement participer au Système d’indemnisation des investisseurs Luxembourg (SIIL) qui est le système d’indemnisation des investisseurs visé à l’article 2, paragraphe 1er de la directive 97/9/CE reconnu au Luxembourg, conformément à l’article 156 de la loi modifiée du 18 décembre 2015 relative à la défaillance des établissements de crédit et de certaines entreprises d’investissement. Le SIIL est opéré par la CSSF.

La demande d’agrément doit être déposée par le professionnel intéressé (respectivement un mandataire du professionnel ou de la future société) auprès de la CSSF. Cette dernière octroie l’agrément après instruction du dossier et vérification des conditions légales.

Les sociétés de gestion agréées sont inscrites par la CSSF sur une liste. Cette inscription vaut agrément et est notifiée par la CSSF à la société de gestion concernée. Les demandes d’inscription doivent être introduites auprès de la CSSF avant la constitution de la société de gestion. La constitution de la société de gestion ne peut être effectuée qu’après notification de l’agrément par la CSSF. Cette liste ainsi que les modifications qui y sont apportées sont publiées au Mémorial par les soins de la CSSF.

La durée de l’agrément est en principe illimitée et la société de gestion (si cette dernière adhère de façon continue à toutes les obligations légales) peut commencer son activité dès son attribution.

Le demandeur d’agrément est prié de soumettre un dossier à la CSSF contenant au minimum les informations suivantes ainsi que le formulaire Market Entry Form qui devra être rempli et soumis via notre portail eDesk :

Description de la structure de l’actionnariat direct et indirect

1) Actionnariat personne(s) morale(s)

• Présentation du groupe ;
• Organigramme de la structure de l’actionnariat direct et indirect tout en relevant les entités soumises à une surveillance prudentielle et en indiquant leurs autorités de tutelle respectives ;
• Identification du/des bénéficiaire(s) effectif(s) final/finaux ;
• Dénomination du/des actionnaire(s) avec indication du nombre d’actions détenues ;
• Trois derniers rapports annuels audités du/des actionnaire(s) respectivement un bilan non audité à la dernière date disponible si le premier exercice social de l’actionnaire n’est pas encore clôturé ou le bilan d’ouverture pour les actionnaires en voie de constitution ;
• Acte(s) constitutif(s) du/des actionnaire(s) ;
• Information sur une éventuelle surveillance consolidée exercée par une autorité de contrôle sur le groupe auquel le/les actionnaires direct(s) appartient/appartiennent ;
• Confirmation que le capital social ne provient pas d’un prêt ou de toute autre forme d’avance et que les actions de la société de gestion ne sont pas gagées ;
• Afin d’évaluer la qualité et la solidité financière du/des actionnaire(s) proposé(s), la demande d’agrément doit contenir les informations énumérées à l’Appendix II du document «Guidelines for the prudential assessment of acquisitions and increases in holdings in the financial sector required by Directive 2007/44/EC » annexé à la circulaire CSSF 17/669.

2) Actionnariat personne(s) physique(s)

• Nom du/des actionnaire(s) avec indication du nombre d’actions détenues ;
• Originaux des notices biographiques, des extraits du casier judiciaire et des déclarations sur l’honneur du/des actionnaire(s) (cf. modèle déclaration honneur personne physique disponible sous la rubrique « Formulaires ») ;
• Preuve apportée par le/les actionnaire(s) par un moyen qu’il(s) juge(nt) approprié qu’il(s) dispose(nt) des moyens financiers suffisants pour assurer une gestion saine et prudente de la société de gestion ;
• Confirmation que le capital social ne provient pas d’un prêt ou de toute autre forme d’avance et que les actions de la société de gestion ne sont pas gagées ;
• Confirmation que le/les actionnaire(s) détient/détiennent les actions pour compte propre et non pour compte d’un tiers ;
• Identification du/des bénéficiaire(s) effectif(s) final/finaux ;
• Indication si le/les actionnaires est/sont soumis en tant que personne physique à une autorité de surveillance ;
• Afin d’évaluer la qualité et la solidité financière du/des actionnaire(s) proposé(s), la demande d’agrément doit contenir les informations énumérées à l’Appendix II du document «Guidelines for the prudential assessment of acquisitions and increases in holdings in the financial sector required by Directive 2007/44/EC » annexé à la circulaire CSSF 17/669.

Le cas échant, un projet de la garantie que l’établissement de crédit ou l’entreprise d’assurance compte émettre afin de ne pas devoir fournir 50% des fonds propres supplémentaires conformément à l’article 102(1)a) de la Loi 2010.

• Originaux des notices biographiques signées et datées, des extraits du casier judiciaire si disponibles et des déclarations sur l’honneur (cf. modèle déclaration honneur personne physique et morale disponible sur le site Internet de la CSSF sous la rubrique « Formulaires ») des membres de ces organes et des dirigeants ;
• Répartition des domaines de responsabilités des dirigeants (au minimum deux dirigeants sont requis) avec une description de leur expérience dans leurs domaines de responsabilité respectifs ;
• Soumission du projet du contrat de travail respectivement de la convention de mise à disposition des dirigeants ;
• Au cas où les dirigeants travaillent pour plusieurs sociétés, la preuve est à apporter que chacune de ces personnes est en mesure d’accomplir à tout moment les tâches qui lui incombent.

• Présentation de la société de gestion (dénomination, forme juridique, capital social, agréments sollicités) ;
• Raisons pour l’établissement au Luxembourg ;
• Programme d’activités en conformité avec le chapitre 9 de la partie II de la circulaire CSSF 18/698 ;
• Budget prévisionnel sur trois ans de la société de gestion ;
• Projet des statuts de la société de gestion ;
• Description de l’infrastructure administrative, comptable et informatique de la société de gestion complétée par un organigramme fonctionnel reprenant le nombre de personnes travaillant pour la société de gestion tout en indiquant, le cas échéant, leurs noms ;
• Désignation d’un responsable au sein de la société de gestion qui peut fournir des informations sur la situation financière de la société de gestion ;
• Description détaillée des activités faites en interne par la société de gestion et celles qui sont déléguées à des professionnels (une liste des délégataires avec indication de leur dénomination, adresse et, le cas échéant, le nom de l’autorité de surveillance à laquelle ils sont soumis est à joindre) ;
• Projets des contrats conclus avec les délégataires ;
• Description détaillée des contrôles effectués par la société de gestion sur les délégataires ;
• Désignation d’un responsable à l’administration comptable des OPC au sein de la société de gestion ;
• Information sur le réseau de distribution mise en place par la société de gestion : pays de distribution, intermédiaires en charge de la distribution, clientèle visée ;
• Au cas où la société de gestion compte agir en tant qu’administration centrale d’OPC, les renseignements disponibles sous la rubrique Formulaires « Demande d’agrément administration centrale d’OPC » sont à fournir ;
• Confirmation expresse concernant le respect des dispositions des articles 109(1) et 111 de la Loi 2010 en matière de politique de conflits d’intérêts et du respect des règles de conduite et la mise en place des procédures y afférentes tel que prévu par la circulaire CSSF 18/698 ;
• Indication relative à la politique de placement du capital social avec mention, le cas échéant, du nom de l’établissement financier auprès duquel le capital social est déposé ;
• Nom du réviseur d’entreprises agréé ;
• Le cas échéant, nom de la société qui assure la comptabilité de la société de gestion ;
• Une description de la politique de rémunération mise en place par la société de gestion en conformité avec la circulaire CSSF 10/437 ;
• Indication de la personne en charge de la fonction compliance complétée par son curriculum vitae (qui doit être une personne différente de celle qui assure la fonction d’audit interne) conformément à l’article 11 du règlement CSSF N° 10-4 ;
• Indication de la personne en charge de la fonction d’audit interne complétée par son curriculum vitae (qui ne peut pas être un employé du réviseur d’entreprises agrée) conformément à l’article 12 du règlement CSSF N° 10-4 ;
• Indication de la personne en charge de la gestion des risques complétée par son curriculum vitae (qui doit être une personne différente de celle qui assure la fonction compliance) conformément à l’article 13 du règlement CSSF N° 10-4 ;
• Indication du nom de la personne responsable pour le traitement, la centralisation et le suivi des plaintes, complétée par une description des procédures de traitement des plaintes mises en place ;
• Le projet des procédures mises en place en matière de lutte contre le blanchiment.

Des précisions supplémentaires relatives aux points qui précèdent se trouvent dans le règlement CSSF N° 10-4 et la circulaire CSSF 18/698.

• Description de la méthode de gestion des risques appliquée par la société de gestion aux OPC gérés conformément à la circulaire CSSF 11/512, au règlement CSSF N° 10-4 et aux « CESR’s Guidelines on Risk Measurement and the Calculation of Global Exposure and Counterparty Risk for UCITS (ref. : CESR/10/788) ».

• Soumission d’un programme d’activités comprenant des informations relatives à la gestion discrétionnaire, au conseil en investissement et à la garde et l’administration pour des parts d’OPC ;
• Modèle des contrats de gestion discrétionnaire/conseil en investissement que la société entend faire signer à ses clients ;
• Confirmation du respect des dispositions MiFID (articles 37-1 et 37-3 de la loi du 5 avril 1993 relative au secteur financier complétés par les dispositions du règlement grand-ducal du 13 juillet 2007 relatif aux exigences organisationnelles et aux règles de conduite).

• Indication de l’/des entité(s) qui est/sont à l’initiative du lancement des OPC gérés par la société de gestion (i.e. groupe auquel appartient la société de gestion ou une entité tierce hors groupe) ;
• Indication si la société de gestion entend gérer un/des OPC de droit étranger. Le cas échéant, mentionner le/les pays d’implantation de cet/ces OPC, la politique d’investissement poursuivie par cet/ces OPC et la/les fonction(s) prestée(s) (i.e. gestion d’investissement, administration ou distribution) par la société de gestion pour compte de cet/ces OPC.

La liste des éléments précitée est donnée à titre indicatif. Le demandeur d’agrément peut ajouter toutes les informations qu’il juge utiles et nécessaires pour la présentation et la compréhension de son dossier. Par ailleurs, la CSSF peut en outre demander toute information supplémentaire nécessaire à l’appréciation de la demande d’agrément.

Les taxes d’instruction sont reprises au règlement grand-ducal du 23 décembre 2022 relatif aux taxes à percevoir par la CSSF.

L’ensemble des textes législatifs et réglementaires (Questions/Réponses comprises) est disponible sous la rubrique Cadre réglementaire.

L’ensemble des formulaires est disponible sous la rubrique Publication et Données.