Processus d'agrément de sous-fonds additionnel(s) d'un OPCVM existant

Soumission de la demande et accusé de réception

Un questionnaire spécifique de demande d’agrément de sous-fonds additionnel(s) destiné à la transmission des informations est disponible sur le site internet de la CSSF sous la section « Formulaires ».

Tout dossier de demande d’agrément comprend le questionnaire dûment rempli et complété des documents annexes, à transmettre en un seul envoi :

  • par e-file (un outil sécurisé et dédié à l’échange d’informations avec la CSSF) ou
  • par courrier électronique à l’adresse setup.uci@cssf.lu.

Il est attendu des requérants qu’une demande ne soit transmise qu’à la condition de disposer d’éléments déterminés et définitifs. La transmission d’une demande incomplète pourra conduire à reporter le commencement de l’analyse et entraîner des délais supplémentaires dans l’examen de la demande.

La CSSF accusera réception de la demande d’agrément endéans les deux jours ouvrables et communiquera le nom de l’agent en charge de l’examen de la demande au moyen :

  • d’une réponse automatique transmise par l’application e-file (sous réserve que cette fonctionnalité ait été activée par le requérant ; dans le cas contraire, l’information sera accessible en consultant directement l’application), respectivement
  • d’un courrier électronique envoyé à l’adresse e-mail de la personne de contact renseignée dans le questionnaire de demande d’agrément.

Échange de commentaires

La CSSF s’appliquera à contacter le requérant (demande d’informations et/ou de documents complémentaires, demande de confirmations supplémentaires, demande de précisions sur certains aspects de la demande…) endéans les dix jours ouvrables suivant réception de la demande.

Les informations ou documents supplémentaires sont à transmettre par courrier électronique ou via e-file. L’échange de commentaires se prolongera aussi longtemps que la demande ne sera pas considérée comme dûment complète.

Si le requérant rencontre des difficultés pour répondre aux commentaires et demandes de la CSSF et ne fournit pas les informations demandées dans un délai raisonnable (un mois maximum), la CSSF contactera le requérant afin de déterminer si l’instruction est à poursuivre ou à classer sans suite.

Ajout à la liste officielle du (des) sous-fonds agréé(s)

Après bonne réception du prospectus, la CSSF procèdera à l’ajout du (des) sous-fonds agréé(s) à la liste officielle.

En parallèle, la CSSF émet une lettre d’agrément envoyée par courrier électronique, ainsi que les identifiants CSSF du (des) sous-fonds agréé(s).

La CSSF renvoie le prospectus visé via e-file, dans les cinq jours ouvrables suivant réception (visa électronique).

La CSSF délivre également les attestations OPCVM afférentes sous format électronique.

Il convient de noter que l’accomplissement du processus d’agrément de sous-fonds additionnels d’un OPCVM existant et le processus de notification de l’OPCVM pour la commercialisation de ses parts/actions dans un autre État membre de l’UE sont deux processus distincts. Un OPCVM ayant l’intention de commercialiser ses parts ou actions dans un autre État membre de l’UE, devra suivre une procédure de notification spécifique.

Pour contacter le chef de division ou l’agent CSSF en charge de l’examen de la demande, veuillez contactez le service.

Processus d'agrément de modifications d'un OPCVM existant

Ce processus d’agrément concerne l’agrément de toute modification d’un OPCVM existant (inscrit sur la liste officielle) ou de modification d’un ou plusieurs de ses sous-fonds.

Exemples de modifications concernées par ce processus (liste non exhaustive) :

  • modifications des statuts/règlement de gestion ;
  • transfert du siège social ;
  • opérations de restructuration (fusion, liquidation, scission, etc.) ;
  • changement au niveau de la gouvernance de la société d’investissement (conseil d’administration, dirigeants, autres) ;
  • fermeture de sous-fonds ;
  • liquidation d’un sous-fonds ou d’un OPCVM existant ;
  • changement de dénomination d’un fonds/de sous-fonds ;
  • modification de la politique d’investissement/des restrictions d’investissement du fonds/de sous-fonds ;
  • modification des caractéristiques du fonds/sous-fonds (devise de base du fonds, devise d’un sous-fonds, classe d’actions/de parts, …) ;
  • modification des règles de souscription et rachat ;
  • changement de la société de gestion ;
  • remplacement d’un prestataire de services (agent domiciliataire, banque dépositaire, administration centrale, gestionnaire des investissements, agent évaluateur indépendant, agent payeur, distributeurs, réviseur d’entreprises agréé, etc…).

Soumission de la demande et accusé de réception

En l’absence de formulaire standardisé, le requérant doit transmettre à la CSSF toute information pertinente à l’examen de sa demande sous forme d’une lettre détaillée. En raison de la multitude des modifications possibles, et partant, de la diversité des informations à fournir, il n’existe actuellement pas de questionnaire pour la soumission d’informations spécifique à chaque cas.

Tout dossier de demande et documents annexes sont à transmettre ensemble :

  • par e-file (un outil sécurisé et dédié à l’échange d’informations avec la CSSF) ou
  • par courrier électronique à l’adresse amendments.uci@cssf.lu.

Il est attendu des requérants qu’une demande ne soit transmise qu’à la condition de disposer d’éléments déterminés et définitifs. La transmission d’une demande incomplète pourra conduire à reporter le commencement de l’analyse et entraîner des délais supplémentaires dans l’analyse de la demande.

La CSSF accusera réception de la demande d’agrément endéans les deux jours ouvrables et communiquera le nom de l’agent en charge de l’examen de la demande au moyen :

  • d’une réponse automatique transmise par e-file (sous réserve que cette fonctionnalité ait été activée par le requérant ; dans le cas contraire, l’information sera accessible en consultant directement l’application), respectivement
  • d’un courrier électronique envoyé à l’adresse e-mail de la personne de contact renseignée dans le questionnaire de demande d’agrément.

Échange de commentaires

La CSSF s’appliquera à contacter le requérant (demande d’informations et/ou de documents complémentaires, demande de confirmations supplémentaires, demande de précisions sur certains aspects de la demande, …) endéans les dix jours ouvrables suivant réception d’une demande de complexité et d’envergure moyennes.

Les informations ou documents supplémentaires sont à transmettre par courrier électronique ou e-file. L’échange de commentaires se prolongera aussi longtemps que la demande ne sera pas considérée comme dûment complète.

Si le requérant rencontre des difficultés pour répondre aux commentaires et demandes de la CSSF et ne fournit pas de réponses dans un délai raisonnable (un mois maximum), la CSSF contactera le requérant afin de déterminer si l’instruction est à poursuivre ou à classer sans suite.

Fin d'examen et approbation des modifications

Si l’appréciation des modifications proposées à la CSSF est positive, celle-ci délivrera une attestation d’approbation des modifications dans une lettre envoyée par courrier électronique.

Si l’examen de la demande de modifications a été effectué sur base de documents provisoires, la CSSF contactera le demandeur par téléphone et sollicitera les versions définitives de ces documents Ces versions finales ne doivent pas différer des dernières versions provisoires sur base desquelles l’examen de la demande a été effectué.

Les documents susceptibles d’être modifiés suite aux modifications et nécessitant une signature tels que le règlement de gestion, les statuts et des contrats, devront être transmis en version signée.

Le prospectus mis à jour suite aux modifications doit être transmis selon les modalités de la circulaire CSSF 19/708. Le prospectus visé sera renvoyé par e-file dans les 5 jours ouvrables suivant réception (visa électronique).

Pour contacter le chef de division ou l’agent CSSF en charge de l’examen de la demande, Veuillez contactez le service.

Processus d'agrément d'une transformation d'un fonds Partie II ou d’un FIS inscrits sur la liste en un OPCVM, non encore inscrit sur la liste officielle

Ce processus d’agrément vise uniquement les transformations d’un fonds Partie II ou d’un FIS existant en un OPCVM non encore inscrit sur la liste officielle.

Soumission de la demande et accusé de réception

Tout dossier de demande d’agrément comprend le questionnaire dûment rempli et complété des documents annexes, à transmettre ensemble :

  • par e-file (un outil sécurisé et dédié à l’échange d’informations avec la CSSF) ou
  • par courrier électronique à l’adresse setup.uci@cssf.lu.

Il est attendu des requérants qu’une demande ne soit transmise qu’à la condition de disposer d’éléments déterminés et définitifs. La transmission d’une demande incomplète pourra conduire à reporter le commencement de l’analyse et entraîner des délais supplémentaires dans l’examen de la demande.

La CSSF accusera réception de la demande d’agrément endéans les deux jours ouvrables et communiquera le nom de l’agent en charge de l’examen de la demande au moyen :

  • d’une réponse automatique transmise par e-file (sous réserve que cette fonctionnalité ait été activée par le requérant ; dans le cas contraire, l’information sera accessible en consultant directement l’application), respectivement
  • d’un courrier électronique envoyé à l’adresse e-mail de la personne de contact renseignée dans le questionnaire de demande d’agrément.

Échange de commentaires

La CSSF contactera le requérant (demande d’informations et/ou de documents complémentaires, demande de confirmations supplémentaires, demande de précisions sur certains aspects de la demande, …) endéans les dix jours ouvrables suivant réception d’une demande de complexité moyenne. La réception d’une demande plus complexe ou conséquente peut conduire l’agent de la CSSF en charge de l’instruction de la demande à contacter le requérant en vue de convenir mutuellement d’un délai spécifique.

Les informations ou documents supplémentaires sont à transmettre par courrier électronique ou par e-file. L’échange de commentaires se prolongera aussi longtemps que la demande ne sera pas considérée comme dûment complète.

Si le requérant rencontre des difficultés pour répondre aux commentaires et demandes de la CSSF et ne fournit pas de réponses dans un délai raisonnable (un mois maximum),la CSSF contactera le requérant afin de déterminer si l’instruction est à poursuivre ou à classer sans suite.

Avis de fin d'examen

Lorsque la CSSF se prononce en faveur de la demande, un avis de fin d’examen est envoyé à l’adresse e-mail de la personne de contact renseignée dans l’application.

Cet avis de fin d’examen précise les informations et documents en version définitive et signée nécessaires à la finalisation du processus d’agrément du fonds d’investissement. , Le mode de transmission pour chaque information ou document est également précisé.

L’avis de fin d’examen informe également le demandeur que ni l’étendue de la demande ni le projet des documents sur base desquels l’instruction de la demande s’est fondée, ne peuvent être modifiés. Tout changement à ce stade impliquera une réouverture de la phase d’instruction entraînant des délais supplémentaires.

La CSSF attire l’attention du requérant sur le fait que l’avis de fin d’examen est une procédure contraignante et constitue l’unique manière pour la CSSF de notifier une décision positive.

Inscription sur la liste officielle du fonds d'investissement agréé

Après bonne réception du prospectus et des informations et documents demandés dans l’avis de fin d’examen, la CSSF procédera à l’inscription de l’OPCVM sur la liste officielle.

Parallèlement, la CSSF émet une lettre d’agrément officielle envoyée par courrier électronique ainsi que les identifiants CSSF.

La CSSF renvoie le prospectus visé via e-file, dans les cinq jours ouvrables suivant réception (visa électronique). La CSSF délivre également les attestations OPCVM afférentes sous format électronique.

Il convient de noter que l’accomplissement du processus d’agrément du nouvel OPCVM et le processus de notification de l’OPCVM pour la commercialisation de ses parts/actions dans un autre État membre de l’UE sont deux processus distincts. Un OPCVM ayant l’intention de commercialiser ses parts ou actions dans un autre État membre de l’UE, devra suivre une procédure de notification spécifique.

Pour contacter le chef de division ou l’agent CSSF en charge de l’examen de la demande, veuillez contactez le service.

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Dernière mise à jour : 04 mai 2020